El stock de los locales es un problema muy común en cualquier tienda.
Esto se debe principalmente a que es un objetivo multicausal, es decir, para tener el stock correcto en tu local de venta debes considerar muchos puntos y ser muy estricto con cada unos de ellos.
En esta nota te contamos cuales son esos puntos que debes tener en cuenta y te ayudamos con algunas recomendaciones:
Factores para lograr tener el stock correcto en tus locales
01 Herramienta
Para tener el stock de todos los productos en todos tus locales necesitas una herramienta que te permita ingresar la mercadería, restarla cada vez que realizas una venta, realizar cambios con tus proveedores y con tus clientes, realizar devoluciones y poder hacer ajustes y controles de stock.
Las herramientas de software buscan resolver este problema simple que requiere de una solución muy compleja. El problema es simple porque se reduce a sumar los ingresos de mercadería y restar los egresos. Sin embargo, la construcción de una solución es realmente muy compleja y depende de muchas variables. Por esto, es importante contar con un sistema que tenga un recorrido de varios años y que haya atravesado muchas implementaciones y muchas correcciones de errores. Ningún software está libre de errores por la complejidad sistémica que maneja, pero si el software tiene muchos años en el mercado, seguramente ya haya corregido muchos problemas y sea más robusto.
02 Proceso definido, repetible, medible y gestionable
Además de la herramienta de software, debemos tener las actividades dentro del local bien definidas. La herramienta en sí misma no va a resolvernos el problema si no sabemos qué debemos hacer al momento de recibir mercadería, al momento de generar una venta o cuando hacemos un cambio. Debemos tener definidos todos los procesos con sus actividades, sus responsables y el orden en que deben ejecutarse.
Los procesos deben ser repetibles, o sea, siempre debemos hacerlos de la misma manera para poder mejorarlos y tener una base solida en la cual basarse. Si hacemos las cosas de una forma y al otro día de otra, es imposible establecer mejoras.
Además, los procesos deben ser medibles, es decir, debemos analizar y definir las métricas que nos den información valiosa para saber si nuestro proceso es optimo o debe ser modificado.
Por último, el proceso debe ser gestionable. Con las métricas que obtenemos más un análisis de todas las actividades, tenemos que tomar acciones correctivas para entrar en un circulo de mejora continua donde se mejora el proceso de manera permanente.
03 Control en la implementación de nuevas implementaciones
Con cada nueva implementación del sistema, se agregan nuevas funcionalidades al producto y se corrigen errores.
Es importante tener siempre la última versión de cualquier sistema. Sin embargo, al descargar una nueva versión, debemos ser conscientes que la herramienta cambió y esos cambios deben ser controlados.
Cada vez que una nueva versión de un sistema se actualiza, tenemos que validar la versión y controlar que todo siga funcionando como antes. Para esto, es recomendable tener un check list que nos marque algunos puntos a controlar ni bien está disponible la nueva versión.
Si bien esta tarea es responsabilidad exclusiva de la empresa proveedora del software, es recomendable que como usuarios entendamos la complejidad e importancia del caso.
04 Administrar los parámetros del sistema
Las herramientas tienen muchos parámetros de configuración para poder personalizarla de acuerdo a nuestras necesidades.
Una persona dentro de la empresa tiene que conocer de esta configuración y tener el conocimiento para amoldar la herramienta de acuerdo a su proceso. Si la herramienta no está bien configurada, difícilmente pueda amoldarse al proceso que analizamos y definimos.
05 Equipo de trabajo capacitado
Las personas que utilizan el sistema, las que reciben la mercadería y los que venden de conocer los procesos que se definieron y la forma en que deben realizarlo.
Para esto es importante que estén en constante capacitación tanto del proceso como de las herramientas para llevarlo a cabo.
El proceso de recibir la mercadería, por ejemplo, debe estar escrito con la forma en que debe ejecutarse.
06 Todos los productos bien codificados
Es común ver en los locales de venta productos sin su identificación correcta en la etiqueta.
Es altamente recomendable que todos los productos se ingresen en el sistema por código de barras y se separen para reetiquetar los productos que hayan perdido su etiqueta.
Si por querer realizar la venta se vende un producto sin etiqueta con el nombre de otro, lo que estamos haciendo es romper el proceso definido y es el punta pie inicial para permitir hacer actividades por fuera del proceso. Si las personas se alejan del proceso, es imposible tener el control del local.
Si se llega a esta instancia, no es el proceso que te hacer perder la venta, si no que la venta se perdió mucho antes cuando no se controlaron los productos sin etiqueta, cuando no se controló en la recepción de la mercadería, cuando se envió de la fábrica al local o cuando se imprimió la etiqueta. Lo que hace perder una venta no es respetar el proceso, si no imprimir mal una etiqueta y no controlar cada actividad.
07 Seguimiento y Control
Nada de todo esto funciona sin hacer seguimiento y control de todas las actividades y en todos los niveles de la empresa.
En el nivel operativo, es importante que tengamos el conocimiento y el acceso a la información para detectar cuando algo está mal. Si hago un ticket y al chequear el stock, detecto que ese ticket no se tuvo en cuenta, es mucho más simple de corregir el problema a que se encuentre en un control de stock.
En el nivel táctico, el supervisor debe hacer controles sistémicos (frecuentes y repetitivos) para evaluar que el proceso se este ejecutando tal se definió. Un ejemplo claro es el producto testigo, donde se hace un seguimiento de punta a punta de un producto para controlar los ingresos, los egresos y la diferencia entre ambos para comprarlo con el stock del local y el stock físico.
En el nivel estratégico, debemos tener indicadores globales que me indiquen la cantidad de prendas producidas y compradas, la cantidad vendida y comparar la diferencia con los reportes de stock que lleguen de cada local.